„Sollen wir Salesforce nehmen oder uns selbst was bauen lassen?" — eine der häufigsten Fragen im Mittelstand. Hier ein Entscheidungsrahmen mit Praxis-Erfahrung aus Hannoveraner Projekten.
Wann SaaS (Software as a Service) sinnvoll ist
- Standardprozess — Sie tun, was 10.000 andere Firmen auch tun (CRM, Buchhaltung, E-Commerce-Backend)
- Schneller Start — heute entscheiden, morgen produktiv
- Geringe IT-Ressourcen — niemand intern, der entwickelt oder wartet
- Kalkulierbare Kosten — monatliche Pauschale, planbar
Beispiele: HubSpot CRM, Shopify, Microsoft 365, DATEV Online, Personio HR.
Wann eigene Software sinnvoll ist
- Wettbewerbsvorteil — Ihr Prozess ist Ihr USP, Standard reicht nicht
- Datenhoheit — strenge Anforderungen an Datenschutz oder Branche
- SaaS-Lock-In vermeiden — keine Preiserhöhungen ohne Alternative
- Spezielle Workflows — Standardsoftware passt nicht oder nur mit teuren Anpassungen
- Skalierbarer Nutzen — Software bringt Effizienz, die SaaS nicht erreicht
Beispiele: MOWB Lernplattform (Lernplattform speziell für Bildungsträger), ALMOKI ERP (mittelständisches ERP nach Maß), interne Quote-Tools, Branchen-Software.
Kostenvergleich auf 5 Jahre
SaaS (Beispiel: CRM für 20 Nutzer)
- HubSpot Sales Hub Professional: ca. 90 €/User/Monat × 20 = 1.800 €/Monat
- 5 Jahre: 108.000 €
- + Setup, Training, Anpassungen: ca. 10.000 €
- Gesamt: ~118.000 €
Eigenentwicklung (Beispiel: maßgeschneidertes CRM)
- Entwicklung MVP (3–4 Monate): ca. 30.000 €
- Iterative Verbesserungen Jahre 2–5: ca. 20.000 € insgesamt
- Hosting (Hetzner/AWS): ca. 100 €/Monat × 60 = 6.000 €
- Wartung 5 Jahre (Updates, Bugfixes): ca. 15.000 €
- Gesamt: ~71.000 €
Aber Vorsicht: Eigenentwicklung lohnt sich erst ab gewisser Größe. Bei 5 Nutzern ist SaaS deutlich günstiger und schneller.
Hybrid — die Mittelweg-Strategie
Die meisten Hannoveraner Mittelständler haben eine Mischung:
- Standardprozesse via SaaS (M365, DATEV, HubSpot)
- Wettbewerbsdifferenzierende Prozesse als eigene Software
- Integrationen dazwischen via API
Empfehlung für Hannoveraner Unternehmen
- Listen Sie alle Software-Bedarfe auf
- Markieren Sie: standard / wettbewerbsdifferenzierend
- SaaS für alles in Spalte „standard"
- Eigene Software oder hochangepasstes SaaS für „wettbewerbsdifferenzierend"
- Bewährte Open-Source als dritte Option (z. B. Odoo statt SAP)
Wann sollten Sie keine eigene Software bauen lassen?
- Wenn Sie noch nie ein Software-Projekt gemacht haben — fangen Sie mit SaaS an, lernen Sie Anforderungen.
- Wenn Sie keinen internen „Software-Owner" benennen können (jemand, der Anforderungen formuliert)
- Wenn der Prozess noch nicht stabil ist — erst stabilisieren, dann digitalisieren.
Wenn Sie unsicher sind, ob ein konkretes Vorhaben SaaS oder Eigenentwicklung sein soll — ein Strategie-Tag bringt Klarheit. Oder schauen Sie sich die Plattform-Entwicklung an, falls Eigenentwicklung Sinn ergibt.